Avantages et inconvénients des formats d’archives

Il est essentiel pour les particuliers comme pour les entreprises de conserver leurs archives. Un archivage adéquat garantit que les documents importants sont stockés en toute sécurité, facilement accessibles et conformes aux exigences légales. Ce blog présente ce qu’est une archive, quels sont les avantages et inconvénients des différents formats d’archives et comment les conserver et détruire selon les normes légales afin d’éviter toutes sanctions légales.

Qu’est-ce qu’une archive?

Les archives sont une collection de documents produits dans l’exercice d’une activité qui ne sont plus utilisés couramment, mais qui sont classés et conservés afin de pouvoir être consultés ultérieurement, que ce soit dans une entreprise (publique ou privée) ou chez un particulier. Une archive peut se présenter sous plusieurs formes différentes: 

• Numériques

• Physiques

Shred-it propose un service de collecte et de destruction d’archives, garantissant la protection et le recyclage des déchets collectés.

Les archives physiques

Les archives physiques sont en générales sous format papier, mais elles peuvent aussi être des photographies, plans etc. 

Les archives physiques présentent des avantages et inconvénients cités ci-dessous.

Avantages des archives physiques:

• Impact environnemental limité: le papier se recycle plus facilement que les supports numériques et a donc un impact moins important que les archives numériques sur l’environnement. 

• Stockage sécurisé: les archives physiques n’encourant pas de risques liés à l’informatique (cyberattaques, erreurs humaines) peuvent être perçues comme plus sécurisées.

• Risques limités: faces aux pannes informatiques ou électriques les archives physiques restent accessibles à tout moment.

Inconvénients des archives physiques:

• Risques liés aux sinistres: les archives physiques sont sensibles aux sinistres (incendie, innondations) qui peuvent endommager les documents.

• Accessibilité limitée: elles ne sont pas accessibles à distance, et nécessitent un déplacement pour avoir accès aux données.

• Sécurité d’accès: les archives peuvent être accessibles facilemement si elles ne sont pas stockées dans un espace protégé et donc encourent un risque de vol: il faut limiter leur accès.

• Manque de place: le stockage des archives physiques est limité par l’espace disponible.

Les archives numériques

Les archives numériques peuvent être stockées sur différents supports comme les disques durs, clés USB, disquettes informatiques.

Les archives numériques présentent des avantages et inconvénients cités ci-dessous.

Avantages des archives numériques:

• Plus d’espaces: gain d’espace au sein de l’entreprise, et permet donc de stocker une plus grande quantité de documents.

• Plus de temps: les fonctionnalités numériques de recherches avancées facilitent la navigation et permet un accès rapide et efficace aux archives.

• Sécurisation de l’accès aux archives: le format numérique permet aux entreprises de contrôler l’accès aux archives avec des autorisations, et donc limiter les pertes ou vols de données.  

• Accessibles à distance: l’archivage numérique permet de retrouver facilement les documents qui sont stockés sur une base de données.

• Limitation des risques: les risques de sinistres n’impactent pas l’accès aux archives numériques.

Inconvénients des archives numériques:

• Impact environnemental: il est plus important que pour les archives physiques: de nombreux supports informatiques sont difficilement recyclables et engendrent une grande consommation d’électricité.

• Risques de piratages/cyberattaques: les archives numériques peuvent être sujettes aux cyberattaques qui ont pour but d’endommager un système informatique, de rendre innacessibles ou de voler des données que ce soit à un particulier ou une entreprise.

Perte de données: l’erreur humaine désigne les actions en majorité accidentelles et involontaires qui compromettent la sécurité informatique et peut engendrer une perte de données, notre blog sur les risques informatiques en entreprise comporte plus détails.

Conservation des archives

Les entreprises ont l'obligation de conserver des documents au cours de leur activité. La durée de conservation dépend de la nature des documents et des exigences légales en vigueur. Selon la loi, une fois le délais maximal de conservation du document dépassé, il faut le détruire. Pour en savoir plus nous avons un écrit un guide sur la durée de conservation des documents papiers.

Pour sécuriser le stockage des archives avant leur destruction, nous vous recommendons de les trier et disposer dans un conteneur sécurisé. Shred-it propose des conteneurs et bacs sécurisés adaptés aux besoins de votre entreprise pour protéger vos documents sensibles.

Destruction des archives