Qu’est-ce qu’un plan de classement

Un plan de classement des archives papier ou numériques est essentiel pour les entreprises, organisations ou même les particuliers. Ce blog explique ce qu’est un plan de classement et présente les critères pour réaliser un plan de classement avec réussite.

Définition d’un plan de classement

Un plan de classement est un système destiné à organiser les documents afin d’en faciliter leur stockage et leur repérage. Le plan de classement permet de classer et hiérarchiser les archives papier et numériques de l’entreprise. Il est nécessaire pour assurer une gestion structurée et performante des informations.

Critères pour réaliser un plan de classement efficace?

Le plan de classement des archives doit respecter quelques critères pour être efficace:

L’accessibilité

Tout document doit être facilement accessible grâce à une méthode de classement qui assure son identification. Cela implique un nommage clair et partagé, permettant à l’ensemble des utilisateurs de retrouver rapidement les documents et de simplifier leur accès.

La fiabilité

Le plan de classement doit rester fiable et rigoureux pour permettre de retrouver tout document à chaque étape de son cycle de vie. Il faut éviter d’utiliser des rubriques génériques comme “divers” ou “autres” qui impacteraient la cohérence du classement.

Plan de classement papier et numérique

Pour éviter des confusions ou des erreurs, le plan de classement doit être le même pour les documents papier ou numériques.

L’uniformisation

Le plan de classement doit être partagé et adopté entre tous les intervenants de façon uniforme.

La stabilité

Affin d’assurer l’uniformité et éviter des pertes, le plan de classement doit rester stable dans temps et donc ne pas changer régulièrement.

La mise à jour

Un plan de classement efficace doit être régulièrement mis à jour. Cette actualisation des documents conservés et archivés facilite leur partage, assure leur traçabilité et garantit une gestion fiable des informations.

L’épuration

L’étape d’épuration consiste à supprimer les documents inutiles ou en doublon afin de garantir un classement clair et cohérent.

Le plan de classement est-il obligatoire?

Le plan de classement est obligatoire pour les administrations publiques mais pas pour les entreprises privées. Cependant, il est recommandé de réaliser un plan de classement des documents afin de classer efficacement ses archives et de respecter les délais de conservation obligatoire des documents d’entreprise. La durée de conservation dépend de la nature des documents et des exigences légales en vigueur.

Destruction des archives