Archiver des Documents: qu’est-ce que c’est et comment le faire ?

À l'ère numérique actuelle, un archivage efficace des documents est essentiel pour les particuliers comme pour les entreprises. Un archivage adéquat garantit que les documents importants sont stockés en toute sécurité, facilement accessibles et conformes aux exigences légales.

Ce guide explique en quoi consiste l'archivage de documents, fournit des étapes pratiques pour le faire efficacement et explique comment éliminer en toute sécurité les documents devenus inutiles.

Que vous souhaitiez organiser vos fichiers personnels ou gérer les archives de votre entreprise, maîtriser les techniques d'archivage peut vous faire gagner du temps et éviter la perte de données.

Qu’est-ce que l’archivage de documents?

L'archivage de documents est le processus qui consiste à stocker et à gérer des documents afin d'en assurer la conservation à long terme et d'en faciliter l'accès.

Il s'agit d'organiser de manière systématique les archives physiques et numériques. Un archivage efficace est essentiel pour conserver les archives historiques, respecter les exigences légales et garantir une gestion efficace des informations. Cela permet de protéger les données précieuses et de simplifier la conservation des archives pour les entreprises et les particuliers.

Types d’archivage de documents

Pour commencer, vous devez connaître les différentes méthodes d’archivage de documents qui sont: le stockage traditionnel, le stockage numérique et digital et la numérisation à la demande. Vous trouverez ci-dessous un aperçu de chacune de ces méthodes.

Stockage traditionnel

Le stockage traditionnel consiste à archiver les documents papier dans une armoire sur site. C'est une approche adaptée aux petites entreprises qui n'ont qu'un nombre limité de documents à archiver.

Le stockage sur site implique certaines mesures à prendre, comme l'investissement dans un équipement approprié et sécurisé, comme un coffre-fort ou un meuble verrouillable.

L'organisation est également essentielle avec cette méthode, car une sécurité supplémentaire est nécessaire pour garantir la sécurité de vos documents. Savoir quels documents sont archivés et où ils se trouvent vous aidera à éviter ce problème potentiel.

Si le stockage sur site n'est pas envisageable pour votre entreprise, vous pouvez opter pour un stockage sécurisé hors site. Les grandes entreprises optent souvent pour le stockage hors site pour conserver leurs documents non critiques.

Il y a plusieurs facteurs à prendre en compte lorsque vous archivez des documents dans un centre de stockage hors site:

• La proximité du centre par rapport à votre lieu de travail,

• La rapidité avec laquelle vous pouvez accéder aux documents archivés,

• La sécurité du centre: vous ne voulez pas que vos documents tombent entre de mauvaises mains.

Stockage Numérique

Le stockage numérique consiste à archiver des documents sous forme numérique. Il permet de gagner beaucoup d'espace, car il limite le besoin de stocker des dossiers papier.  L'archivage de documents en ligne permet également aux entreprises de travailler à distance et de gagner de l'espace dans leurs bureaux. 

Cependant, le passage au numérique n'est pas à la portée de tous. Télécharger tout en ligne peut sembler intimidant, et sans réseau sécurisé ni service cloud, vos documents archivés pourraient être exposés à des cyberattaques, ce qui pourrait impacter vos résultats et nuire à votre réputation.

Investir dans un service cloud fiable et des disques durs de qualité supérieure vous permettra de garantir la sécurité de l'archivage de vos documents.

Numérisation à la demande

La numérisation à la demande combine les deux méthodes en archivant les documents hors site, puis en les numérisant et en vous les renvoyant. C'est une solution idéale pour les grandes entreprises qui ont besoin de plus d’espace de stockage et d'un accès occasionnel à leurs documents.

Cette option peut être plus coûteuse, car vous devrez payer des services supplémentaires, comme le stockage hors site des dossiers papier et le stockage numérique.

Destruction sécurisée des documents et données

Après avoir archivé les documents en conformité avec le RGPD et selon la durée limite de conservation de documents, certains documents nécessitent une suppression sécurisée.

En France environ 40% des déchets papier sont recyclés en moyenne par an. Nous proposons plusieurs solutions pour détruire vos documents et disques durs en toute sécurité, sur site ou hors site, ce qui est plus écologique que de les jeter ou de les archiver en prenant de la place.

Pour plus d’informations, découvrez les différents services que l’on vous propose.

Choses à retenir lors de l'archivage des documents

Voici quelques points importants à retenir lors de l'élaboration de votre stratégie d'archivage de documents :

• Organisation : veillez à créer des catégories pour les différents types de documents afin de pouvoir les retrouver et y accéder facilement.

• RGPD : assurez-vous de respecter les directives du RGPD et les délais de conservation.

• Sécurité : investissez dans des systèmes de sécurité de haute qualité, qu'il s'agisse de stockage traditionnel ou numérique pour l'archivage de documents.

Pour plus d’informations ou pour obtenir un devis personnalisé, contactez-nous dès aujourd’hui.