Des fichiers confidentiels qu'il faut toujours détruire

Les violations de données augmentent chaque année dans le monde entier¹. Associée à l'évolution constante des directives réglementaires concernant le traitement, le stockage et la protection des données personnelles, la protection des informations confidentielles est essentielle - et représente un défi permanent pour les entreprises.

Les risques peuvent être élevés si des informations sur les clients ou des informations commerciales sont stockées ou éliminées de manière incorrecte ou si elles sont compromises. En mettant en œuvre un processus interne solide de gestion des documents, y compris une pratique d'élimination définie, les entreprises peuvent limiter la menace croissante pour la sécurité des données des clients, des employés et de l'entreprise. Et une méthode fiable est le déchiquetage sécurisé, qui permet de s'assurer que les informations sensibles sont détruites irrémédiablement.

Dans ce blog, nous examinons les différents types de fichiers confidentiels qui doivent être déchiquetés et l'importance de le faire. Nous abordons également les défis auxquels votre industrie est confrontée, proposons des conseils sur les périodes de conservation et soulignons l'importance de vérifier la législation locale.

Types de documents qui devraient être déchiquetés

La Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) recommande de rédiger et mettre en œuvre une procédure de suppression sécurisée des données ainsi que de supprimer de façon sécurisée les données des matériels avant leur mise au rebut, leur envoi en réparation chez un tiers ou en fin du contrat de location.¹ Pour s'assurer que les renseignements confidentiels demeurent confidentiels, un large éventail de documents doit être déchiqueté de façon sécuritaire.

Les dossiers financiers, tels que les relevés bancaires, les formulaires fiscaux et les reçus de carte de crédit, contiennent des renseignements financiers sensibles qui pourraient être utilisés pour le vol ou la fraude. Les données des clients, y compris les informations personnelles et financières, doivent également être éliminées de manière sécurisée pour protéger la vie privée des individus.

Les dossiers des employés, y compris les évaluations, les dossiers disciplinaires et les renseignements sur les salaires, contiennent des détails sensibles qui doivent être protégés pour protéger la vie privée des employés. Les informations exclusives et la propriété intellectuelle, telles que les documents de recherche et développement, les conceptions de produits et les secrets commerciaux, sont des actifs précieux qui devraient être déchiquetés pour empêcher les concurrents ou les personnes non autorisées d'y accéder.

Exemples spécifiques à un secteur d'activité

Différentes industries sont confrontées à des défis uniques en matière d'élimination des documents, et de nombreuses entreprises stockent et traitent des documents spécifiques à leurs activités.

Les institutions financières telles que les banques traitent de grandes quantités de données financières. Le déchiquetage des dossiers financiers, des demandes de prêt et des rapports de crédit est essentiel pour prévenir le vol d'identité et maintenir la confiance de leurs clients.

Les organisations de soins de santé  traitent des dossiers médicaux hautement sensibles qui contiennent des informations privées sur les patients, dont le niveau peut varier en fonction du système de santé de votre pays. Le déchiquetage correct des dossiers médicaux, des documents d'assurance et des informations sur les ordonnances est crucial pour se conformer aux réglementations en matière de soins de santé de la plupart des pays.

Les cabinets d'avocats traitent un large éventail de documents confidentiels, tels que les contrats clients, les dépôts judiciaires et la correspondance juridique. Le déchiquetage de ces documents garantit la confidentialité des clients et empêche les informations juridiques sensibles de tomber entre de mauvaises mains.

D'autres secteurs, notamment la vente au détail, l'hôtellerie et  le commerce en ligne, collectent, stockent et traitent les données des clients telles que les noms, adresses et informations de carte de crédit. Le déchiquetage des dossiers des clients après la période de conservation requise permet d'atténuer le risque de violation de données et d'accès non autorisé.

Orientations sur les périodes de conservation

Comprendre les périodes de conservation appropriées pour  différents types de documents est crucial pour la conformité réglementaire et une gestion efficace des données. Conserver les documents au-delà de leur période de conservation nécessaire et retarder leur destruction en les stockant indéfiniment peut exposer votre entreprise à des violations de données et à des sanctions financières.

En respectant les directives de conservation et en détruisant les documents inutiles, vous pouvez minimiser la charge de stockage, réduire le risque de pénalités financières et rester en conformité avec les exigences légales.

Importance de vérifier la législation locale

Les réglementations et exigences en matière de protection des données peuvent varier d'une juridiction à l'autre.

Pour assurer la conformité aux lois locales, il est essentiel que les entreprises se tiennent au courant des réglementations en matière de conservation et d'élimination des documents. La vérification de la législation locale relative à la protection des données et de la vie privée permet aux organisations d'aligner leurs pratiques de déchiquetage sur les réglementations spécifiques affectant leurs opérations. En restant informées et conformes, les entreprises peuvent se protéger et protéger leurs clients des risques juridiques et des atteintes à leur réputation.

Dans un contexte où les entreprises restent très attentives aux risques de violation des données et où l'accès non autorisé aux informations confidentielles est omniprésent, il est crucial pour les entreprises de donner la priorité à la protection des données.

La mise en œuvre de pratiques appropriées de déchiquetage des dossiers confidentiels est une étape essentielle pour protéger les informations sensibles et maintenir la confiance des clients. En comprenant les types de documents qui doivent être déchiquetés, en tenant compte des défis de leur secteur, en suivant les directives de conservation et en restant informées de la législation locale, les organisations peuvent améliorer leurs efforts globaux en matière de protection des données.

En travaillant avec des professionnels de la destruction d'informations, les entreprises bénéficieront d'une chaîne de conservation sécurisée pour leurs informations sensibles, tout en se conformant à l'évolution des règles de protection des données.

Shred-it s'engage à aider les entreprises à protéger leurs informations sensibles grâce au déchiquetage sécurisé des documents. Nos services professionnels garantissent que les fichiers confidentiels sont détruits sans possibilité de récupération, ce qui vous aide à respecter les exigences légales et à protéger vos données. Et comme nous sommes présents dans tous les pays du monde, nous sommes à l'écoute des exigences locales. Contactez-nous dès aujourd'hui pour en savoir plus sur nos solutions de déchiquetage et renforcer vos pratiques de protection des données.

^[1] Selon Infosecurity Magazine, les violations de données ont augmenté de 70% au T3 de 2022, par rapport au T2: https://www.infosecurity-magazine.com/news/data-breaches-rise-by-70-q3-2022/ . Le Forum économique mondial rapporte également que le coût des violations de données dans le monde continue d'augmenter de 20% d'une année sur l'autre (https://www.weforum.org/agenda/2023/03/data-breaches-are-increasing-at-a-rapid-speed-here-s-what-to-do-about-it/).