Destruction d'archives : Pourquoi et comment les détruire en toute sécurité ?

La destruction des archives est un élément essentiel de la gestion documentaire d’une entreprise. Cela permet de garantir la protection des données sensibles, de prévenir les risques liés à une mauvaise gestion des informations et d’être conforme aux réglementations en vigueur, telle que le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Une mauvaise gestion des archives pourrait entraîner des violations de données ce qui exposerait l’entreprise à des sanctions légales et porterait atteinte à sa réputation. Nous vous recommandons donc de faire appel à un service spécialisé dans la destruction d’archives comme Shred-it.

Dans ce blog, nous soulignerons les points importants de la destruction d’archive. Nous évoquerons pourquoi il faut détruire ses archives et comment les détruire en toute sécurité. Nous parlerons aussi du coût que peut représenter la destruction d’archives et ce que nous vous proposons comme services de destruction. Enfin, nous présenterons les meilleures pratiques pour gérer et détruire ses archives.

Pourquoi Faut-Il Détruire ses Archives ?

Pour être conforme aux normes RGPD, il est nécessaire de détruire ses archives. Le Règlement Général sur la Protection des Données impose une durée minimale de conservation des documents et une durée maximale à partir de laquelle ils doivent être détruits pour ne pas encourir des poursuites légales (source: Entreprendre.Service-Public). La destruction des archives contribue aussi à libérer de l’espace et optimiser du stockage pour réduire l’encombrement et améliorer l’organisation des entreprises. Enfin, une destruction appropriée des documents permet de limiter les risques de fraude et d’usurpation d’identité en éliminant les données confidentielles.

Comment Détruire ses Archives en Toute Sécurité ?

Une destruction manuelle (en interne) peut présenter des inconvénients et des coûts cachés. Par exemple, détruire ses archives en interne implique l’achat et l’entretien des outils nécessaires. Ça ajoute du travail aux employés (préparation et destruction des documents) et impacte donc leur productivité. Pour le format papier, les déchiqueteuses de bureau ne peuvent prendre en compte de trop grands volumes et ne garantissent pas une destruction suffisamment complète pour être aux normes RGPD. Détruire les archives numériques peut être moins simple à gérer en interne, sachant qu’un fichier supprimé de la corbeille n’est pas entièrement effacé et est toujours présent sur le disque dur de l’ordinateur.

Shred-it propose le même niveau de sécurité et de traçabilité de destruction d’archives sur site et hors site. 

• Nous collectons vos archives pour les détruire dans nos locaux (hors site), 
• Nous déchiquetons vos archives dans l’enceinte de votre entreprise (sur site).

Combien Coûte la Destruction des Archives ?

Le coût dépend de plusieurs facteurs: le volume de documents à traiter, la méthode de destruction choisie et la fréquence du service. Par exemple, nous proposons des services de destruction ponctuelle ainsi que des services réguliers. Le prix diffère aussi selon le type de documents à détruire: papier ou numériques. Consultez nos tarifs pour en savoir plus et demander un devis.

Opter pour un service professionnel présente des avantages significatifs par rapport à une destruction interne. La destruction en interne peut entraîner des coûts cachés comme ceux cités plus haut. En revanche, faire appel à un prestataire spécialisé comme Shred-it assure une gestion conforme aux normes de sécurité.

Que Peut-On Détruire ?

Shred-it propose une destruction sécurisée pour divers supports contenant des informations confidentielles, ça inclut: 

• les documents papier, archives, archives comptables et administratives,
• les supports numériques: disques durs, CD-ROM, clés USB et les bandes de sauvegarde,
• les supports de données divers: uniformes, cartes bancaires ou cartes d'identité.

Quelles Sont les Meilleures Pratiques pour Gérer et Détruire ses Archives ?

Une gestion efficace des archives repose sur le respect de la politique d’archivage et de destruction. Celle-ci indique les durées légales de conservation pour chaque type de document (source: Entreprendre.Service-Public). Les entreprises ont l'obligation de conserver des documents au cours de leur activité. La durée de conservation dépend de la nature des documents et des exigences légales en vigueur. Elles peuvent également choisir de conserver certains documents plus longtemps, uniquement s'ils ne contiennent pas de données personnelles. Par exemple, la durée de conservation de documents civils et commerciaux tel qu’un document bancaire (relevé bancaire, talon   de chèque, etc…) est de cinq ans. Pour un document d’une autre nature, comme des comptes annuels (compte de résultat,   annexe, bilan...) qui est un document social (société commerciale),  la durée de conservation est de dix ans à partir de la clotûre de l’exercice. Pour plus de précision consultez notre article sur les délais légaux de conservation des documents. 

Une fois la destruction faite, nous fournissons une preuve sous la forme d’un certificat, attestant que les documents ont été détruits de manière sûre et définitive. Ce certificat permet également à Shred-it de garantir que la destruction de vos archives a été faite de manière durable. Le certificat constitue aussi une preuve tangible de votre engagement au respect de la protection des données.

Demandez un Devis Gratuit pour Votre Entreprise

La destruction d’archives est nécessaire pour toute entreprise. Afin que vos archives soient détruites en toute sécurité et conformes aux normes en vigueur, nous vous recommandons de faire appel à un service spécialisé comme Shred-it. Nous proposons des solutions flexibles, sur site ou hors site, pour une destruction fiable de vos documents papier, supports numériques et divers. 

Pour en savoir plus et obtenir un devis personnalisé, contactez-nous.