Comment détruire des documents rapidement et en sécurité

L'importance de la destruction des documents confidentiels

Dans le monde numérique d'aujourd'hui, il est facile d'oublier que les documents physiques peuvent également représenter un risque pour les informations confidentielles et personnelles. Les données sensibles telles que les dossiers financiers, les coordonnées des clients, les données commerciales et autres doivent être détruites en toute sécurité pour éviter les risques tels que l'usurpation d'identité. Lorsque ces documents ne sont plus nécessaires, ou qu'ils deviennent des déchets dans le cadre d'un désencombrement complet du bureau, ils doivent être stockés et détruits de manière appropriée et sécurisée.

Une autre considération est la conformité légale et réglementaire. L'introduction de politiques telles que le RGPD a rendu les entreprises plus conscientes de la nécessité de protéger les données, en mettant en œuvre des règles de sécurité des données plus strictes. Celles-ci comprennent la destruction sécurisée des informations sensibles afin d'empêcher tout accès non autorisé.

Outre les problèmes de sécurité et de conformité auxquels les entreprises sont confrontées, elles sont de plus en plus contraintes d'atteindre des objectifs environnementaux. Lorsque la sécurité est la principale préoccupation, les méthodes d'élimination et de destruction des dossiers peuvent souvent ne pas tenir compte du développement durable. Pourtant, une destruction correcte des documents confidentiels doit tenir compte des considérations environnementales, sans pour autant compromettre la rapidité. Voici nos trois meilleures méthodes pour détruire rapidement les documents :

1 - Mettre en place une politique de destruction des archives

La mise en place d'une politique de déchiquetage décrivant les types de documents à déchiqueter et la fréquence à laquelle ils doivent l'être contribuera à une destruction rapide et efficace. De cette manière, les employés sauront comment organiser le papier.

Nous travaillons également avec nombre de nos clients pour mettre en place des politiques solides sur le lieu de travail, les aidant à naviguer dans un environnement de conformité de plus en plus complexe, à maximiser la sécurité des données et à donner la priorité au recyclage. Cela inclut également une politique de bureau clair, qui garantit que les travailleurs ne laissent pas de documents sécurisés ou confidentiels sur leur bureau. Non seulement cette mesure est essentielle pour protéger les lieux de travail contre le vol, la fraude ou le piratage visuel, mais elle accélère également le processus de destruction des papiers, car les documents confidentiels se trouvent toujours au bon endroit et peuvent être facilement éliminés.

Les entreprises doivent également garder à l'esprit les réglementations relatives aux périodes de conservation des documents. Ces règles visent à garantir que les informations confidentielles ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire, ou qu'elles ne sont pas conservées trop longtemps au point de présenter un risque. En France, la durée de ces périodes dépend du type de document. Pour plus de sécurité, nous vous recommandons de mettre en place une politique de conservation des documents.

2 - Investir dans un service de déchiquetage régulier

Un moyen infaillible d'augmenter le risque de sécurité des documents confidentiels est de les laisser s'accumuler lorsqu'ils ne sont plus nécessaires. Avec un service de destruction de documents régulier, tel que Shred-it, ces documents et informations sont protégés chaque jour et à chaque étape du processus. Les entreprises peuvent choisir la fréquence de déchiquetage qui leur convient, ainsi qu'un service ad hoc si nécessaire. Les documents sont stockés dans des conteneurs verrouillés munis de fentes anti-retour et collectés régulièrement. Le transport des documents à détruire suit une chaîne sécurisée, qui comprend un système d'enregistrement et de code-barres à chaque étape.

Le processus commence par la collecte des documents dans des conteneurs inviolables par du personnel formé et dont les antécédents ont été vérifiés. Les documents sont ensuite acheminés par une chaîne de manutention sécurisée en trois points dans des véhicules suivis par GPS, avant d'être détruits dans des déchiqueteuses à coupe transversale. Un certificat de destruction est fourni à chaque fois, apportant à nos clients la preuve que les obligations GDPR sont respectées.

3 - S'assurer que la conformité est prise en compte à chaque étape

Une autre façon d'accélérer la gestion des papiers confidentiels est de s'assurer que la conformité réglementaire est respectée dès le début. Ce processus juridique peut prendre du temps en cours de route pour que les employés s'assurent que toutes les cases ont été cochées et que rien n'est en suspens. En matière de conformité, il peut être utile de s'associer à une entreprise experte comme Shred-it. Les entreprises spécialisées sont en mesure de mettre en œuvre des politiques solides et conformes sur le lieu de travail, qui répondent directement aux exigences des lois et réglementations en vigueur. Ainsi, lorsqu'il s'agit de manipuler des déchets sécurisés et de les détruire, les entreprises peuvent être sûres qu'il n'y aura pas de problèmes de conformité.

Outre les problèmes de sécurité auxquels elles sont confrontées, les entreprises sont de plus en plus contraintes de se conformer aux règles et réglementations environnementales. Il s'agit là d'un autre facteur dont l'organisation et l'exécution correctes peuvent prendre du temps. Là encore, un service de destruction sécurisée des informations peut vous aider et vous faire gagner des heures précieuses. Notre service recycle 100 % du papier déchiqueté en toute sécurité. Tout le papier déchiqueté est mis en balles et recyclé, pour être utilisé dans la fabrication d'articles très demandés tels que les emballages en carton et le papier hygiénique. Nous fournissons également à nos clients un certificat environnemental dans le cadre de leur certificat de destruction. Ainsi, chaque fois qu'ils détruisent des documents confidentiels, ils ont l'assurance que les déchets seront éliminés rapidement et d'une manière qui s'inscrit dans leur stratégie de développement durable.

Chez Shred-it, nous comprenons les contraintes de temps auxquelles font face les entreprises, mais nous savons aussi que la sécurité de l'information est un aspect sur lequel il ne faut pas faire de compromis. Contactez-nous dès aujourd'hui pour savoir comment nous pouvons vous aider à détruire vos documents confidentiels, rapidement et en toute sécurité.