Destruction sur site ou hors site : quelle solution choisir ?

La destruction de documents ne se limite pas à faire de la place dans vos bureaux, mais permet également de protéger votre entreprise contre les fuites de données et de garantir sa conformité aux réglementations relatives à la protection des données.

Il existe deux solutions : la destruction sur site et hors site. Toutes deux offrent une protection de niveau professionnel, mais le choix le plus adapté dépend de votre flux de travail, du volume de documents et du niveau de sécurité requis. Il ne s'agit pas simplement de détruire des documents, mais de trouver la solution idéale pour votre entreprise.

Ce blog présente la différence entre ces deux moyens de destruction, comment choisir la solution la plus adaptée à votre entreprise et pourquoi faire appel à un prestataire de confiance comme Shred-it.

Qu’est-ce que la destruction d’archives ou de documents ?

La destruction d’archives est le processus qui consiste à détruire définitivement les données confidentielles contenues dans les archives, les documents ou tout autre support afin de prévenir tout accès non autorisé. Une destruction adéquate des données est essentielle pour prévenir les violations de données et être conforme aux réglementations en matière de protection des données. Le Règlement Général sur la Protection des Données impose une durée minimale de conservation des documents et une durée maximale à partir de laquelle ils doivent être détruits pour ne pas encourir des poursuites légales. 

Qu’est-ce que la destruction sur site ?

La destruction sur site, également appelée destruction mobile, est un service de destruction sécurisée effectuée directement dans vos locaux. Un prestataire spécialisé, tel que Shred-it, se déplace avec un camion de destruction mobile, collecte vos documents confidentiels et les détruit immédiatement sur place.

Ce procédé vous permet, ainsi qu'à vos collaborateurs, d'assister à la destruction en temps réel, vous offrant une tranquillité d'esprit et une sécurité renforcée. C'est la solution idéale pour les organisations qui traitent des informations hautement sensibles, comme des documents juridiques, médicaux ou financiers, pour lesquelles le maintien d'une chaîne de traçabilité stricte est non seulement important, mais essentiel.

Une fois la destruction terminée, un certificat de destruction est remis, attestant que vos documents ont été détruits de manière sécurisée et conforme à la réglementation.

Les avantages de la destruction sur site

Qu’est-ce que la destruction hors site ?

La destruction hors site offre une solution simple et sécurisée pour détruire vos documents confidentiels. Vos documents sont collectés dans vos locaux puis transportés vers un centre de broyage agréé pour une destruction professionnelle. C'est un choix fiable pour les entreprises qui doivent se débarrasser efficacement de gros volumes de documents, sans avoir à superviser le processus sur place.

L’équipe de Shred-it, dont les membres font l’objet de vérifications de sécurité, prend en charge l’ensemble du processus, de la collecte au transport jusqu’à la destruction finale, garantissant ainsi une traçabilité rigoureuse. Une fois la destruction terminée, vous recevrez un certificat de destruction de données attestant officiellement que vos documents ont été détruits en toute sécurité et conformément au RGPD.

La destruction hors site est particulièrement avantageuse pour les entreprises qui :

• ont besoin de services de destruction réguliers ou en grande quantité ;

• n’ont pas besoin de superviser directement le processus de destruction ;

• recherchent une solution économique qui s’intègre à leur flux de travail.

Les avantages de la destruction hors site

La destruction hors site des documents et d’autres supports présente des avantages :

• Solution économique pour une destruction régulière ou en grande quantité : idéale pour les entreprises gérant d'importants volumes de documents confidentiels.

• Transport sécurisé vers un site sous surveillance : confidentialité garantie de la collecte à la destruction.

• Perturbation minimale des activités quotidiennes : aucune charge de travail supplémentaire pour les employés liée à la destruction.

Quelle que soit l'option choisie, un certificat de destruction vous est remis attestant que vos documents confidentiels ont été détruits en toute sécurité. Les deux services sont entièrement conformes au RGPD et respectent les normes de protection des données, notamment lorsqu'ils sont gérés par un prestataire de confiance comme Shred-it

Destruction sur site ou hors site : laquelle choisir pour votre entreprise ? 

Le choix entre une destruction de documents sur site et hors site dépend des priorités de votre organisation, notamment en matière de coût, de conformité, de praticité ou de contrôle.

Choisir la destruction sur site

La destruction sur site est faite pour votre entreprise si :

• Vous préférez assister directement au processus de destruction.

• Vous traitez régulièrement des documents hautement confidentiels ou sensibles.

• Vous devez garantir une traçabilité stricte du début à la fin. 

• Vous travaillez dans un secteur où la sécurité et la transparence sont primordiales.

Choisir la destruction hors site

La destruction hors site est faite pour votre entreprise si :

• Vous avez un grand volume de documents à détruire en une seule fois.

• Vous recherchez une solution économique qui s’intègre facilement à vos opérations existantes.

• Vous n’avez pas besoin d’un suivi en temps réel du processus de destruction. 

• Vous recherchez un service flexible et planifié pour vos besoins réguliers.

Faites appel à Shred-it pour la destruction de vos supports