Comment et pourquoi détruire un dossier médical ?

Chaque établissement et professionnel de santé traite quotidiennement des informations sensibles, qu'il s'agisse des dossiers patients, des résultats d'examens, des factures ou des formulaires de consentement. Une fois ces documents devenus inutiles, il est impératif de les détruire de manière sécurisée afin de garantir la confidentialité des données des patients et de respecter les obligations légales.

La destruction d’archives médicales garantit l'élimination sécurisée des informations de santé confidentielles, conformément au RGPD et à la loi sur la protection des données.

Cet article présente la durée de conservation des archives médicales, la procédure et l'importance d'un certificat de destruction pour la conformité.

Qu’est-ce que la destruction d’archives médicales ?

La destruction de documents de santé consiste à détruire de manière sécurisée des documents papier contenant des informations de santé personnelles. 

Une archive médicale comprend notamment :

• les dossiers patients, 

• les résultats d'examens, 

• les comptes-rendus de consultation, d’intervention et autres,

• les ordonnances, 

• tout document permettant d'identifier une personne ou son historique médical.

L'objectif est de garantir qu’une fois les informations devenues inutiles, elles ne puissent être ni récupérées ni utilisées à des fins malveillantes.

La destruction offre une solution simple et conforme au RGPD et aux réglementations sur la protection des données, aidant ainsi les établissements et les professionnels de santé à prévenir l'usurpation d'identité et les violations de données.

Les services de destruction de dossiers médicaux consistent à collecter les documents dans des conteneurs sécurisés et verrouillés avant de les transporter vers un centre de déchiquetage agréé. Les documents de santé détruits sont ensuite recyclés de manière responsable, garantissant ainsi la sécurité et la durabilité.

Quelle est la durée de conservation d’un dossier médical ?

Le délai de conservation d’un dossier médical est différent selon qu’il est détenu par un établissement ou un professionnel de santé.

Pour plus de détails sur la durée de conservation des dossiers médicaux, consultez l’article Dossier Médical du Service Public.

Professionnel de santé

Si un médecin libéral n'exerce pas dans un établissement de santé, il n'existe pas de délai de conservation fixé par la loi. Le médecin est seulement incité à appliquer les mêmes délais de conservation qu'en établissement de santé.

Qui peut détruire les dossiers médicaux ?

Une fois les délais de conservation expirés, les établissements de santé doivent s’assurer que les dossiers médicaux sont détruits de manière sécurisée et conformément à la réglementation. Or, ce processus ne peut être géré par n’importe qui, il est recommandé de faire appel à des prestataires spécialisés dans la destruction. Les services professionnels de destruction de documents médicaux offrent une solution sûre, conforme et traçable pour détruire les fichiers sensibles

Il est important de vérifier les qualifications suivantes :

• Conformité au RGPD et à la loi sur la protection des données : garantit que les informations des patients sont traitées et détruites conformément à la loi.

• Personnel vérifié : assure que seules les personnes autorisées manipulent les informations sensibles.

• Collecte et transport suivis : assure une traçabilité complète.

Les organisations telles que les hôpitaux, les cabinets de médecins généralistes, les cabinets dentaires et les cliniques privées font appel à des prestataires de destruction de documents professionnels pour garantir la conformité et la tranquillité d’esprit.

Shred-it propose des solutions de destruction sur site et hors site. Grâce à des conteneurs sécurisés, des véhicules géolocalisés et un certificat de destruction fourni après chaque intervention, Shred-it aide les établissements et les professionnels de santé à protéger leurs patients et leur réputation.

Certificat de destruction

Après chaque destruction de documents, Shred-it fournit un certificat de destruction. Ce document officiel atteste que vos dossiers médicaux ont été collectés, détruits et éliminés en toute sécurité, conformément aux normes de protection des données en vigueur.

Chaque certificat comprend des informations essentielles telles que :

• Détails du compte (nom, adresse, etc.)

• Numéro de commande

• Type de service

• Durée du service

• Matériel utilisé

• Nombre de consoles ayant fait l'objet d'une intervention,

• Emplacement de chaque console et heure de l'intervention

• Nombre d'articles supplémentaires collectés

• Identifiant du camion et heure d'intervention

Ce certificat constitue une preuve documentée de conformité aux réglementations du secteur de la santé. Il représente un document important pour les audits, les inspections et les contrôles de conformité internes.

En choisissant Shred-it, vous avez la garantie d’une traçabilité complète pour chaque collecte, depuis le conteneur sécurisé jusqu’à la destruction finale.

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