Comment réussir à protéger les informations personnelles et confidentielles

Publié  octobre 05, 2021  par  Jenny Green

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Comment réussir à protéger les informations personnelles et confidentielles
 

Dans le monde d’aujourd’hui axé sur les données, lorsqu'ils traitent des informations confidentielles, les chefs d'entreprise ont le devoir de prendre les mesures nécessaires pour les protéger. Qu'elles appartiennent à vos clients, à vos employés ou qu'elles concernent votre organisation, le fait de ne pas s'assurer que les données sont correctement protégées peut entraîner des poursuites judiciaires, des amendes et des dommages irréparables à votre réputation. 

Selon le rapport Cost of a Data Breach (Coûts des violations de données) de 2021, c'est en fait le dernier élément de cette liste détestable qui pourrait être le plus nuisible à votre entreprise. Ses conclusions montrent que la perte d'activité représente la plus grande part des coûts liés à la violation (38 %), pour un coût total moyen de 1,59 million de dollars1

Mais surtout, les entreprises doivent comprendre que, quel que soit leur secteur ou leur taille, personne n'est à l'abri du long bras de la législation en ce qui concerne la protection des données. Le mois dernier, un détaillant mondial a été condamné à une amende de 888 millions de dollars, la plus importante jamais infligée à une entreprise par un organisme de réglementation2

Si votre entreprise ne dispose pas d'une réserve de 888 millions de dollars dans son bilan, il est fort probable que vous deviez améliorer votre protection des données. Heureusement, notre récent blog est complet, avec ses cinq étapes essentielles pour vous aider à faire exactement cela, afin d'éviter des amendes coûteuses, et toute apparition indésirable dans les journaux télévisés du soir. 
 
1. Assurez-vous que votre entreprise comprend bien la législation relative à la protection des données 

La première étape pour se conformer à la législation sur la protection des données est de bien la comprendre. Les petites et grandes entreprises doivent s'assurer qu'elles connaissent bien la législation de leur marché, et qu'elles disposent de l'expertise et des ressources nécessaires. En ayant accès aux conseils d'experts, qu'ils soient internes ou externes, vous serez bien plus à même de protéger votre entreprise. 

Les organisations doivent s'assurer qu'elles sont claires en ce qui concerne les exigences en matière de gestion des données et des documents confidentiels de leur pays, ainsi que de leur secteur d'activité. Une fois publiées, ces exigences doivent être diffusées dans toute l'entreprise et suivies par tous. En règle générale, il s'agit d'orientations claires sur la conservation et la destruction sécurisée des documents. Par exemple, les informations confidentielles ne doivent être conservées que le temps nécessaire pour répondre à l'exigence initiale de traitement de ces informations. Une fois que vous n'avez plus besoin de ces données, il est vital de faire appel à une société de destruction de documents reconnue pour la destruction sécurisée des données confidentielles des clients et des employés. 
 
2. Mettez en œuvre des processus et des politiques adéquats 

Lorsqu'il s'agit de protéger des données personnelles et confidentielles, les processus sont essentiels. Établissez des politiques et des procédures destinées à signaler les appareils perdus ou volés, les activités suspectes et les violations de données présumées. Tous les processus doivent comprendre les mêmes étapes pour tous les employés, indépendamment de leur rôle ou de leur lieu de travail, afin de minimiser la confusion. 

Mais n'oubliez pas que les processus et les politiques n'ont de valeur que si les organisations consacrent les ressources nécessaires pour s'assurer que l'entreprise se conforme, et fait ce qu'elle a dit qu’elle ferait. 
 
3. Investissez dans des programmes de gestion des données 

La manière dont les données sont utilisées et gérées évolue constamment. Vos outils et programmes de gestion des données doivent donc également évoluer. Consacrez suffisamment de temps et de ressources aux améliorations continues pour identifier les risques au sein de votre entreprise. Cela peut impliquer un certain investissement, mais tout investissement coûtera bien moins cher que les mesures correctives, surtout si l'on considère l'impact de la perte de confiance des clients (et de de leur négoce). 

Faire appel à une partie indépendante pour examiner périodiquement vos programmes, vos pratiques en matière de protection des données et pour rechercher les vulnérabilités potentielles peut s'avérer efficace, car cela vous offre une autre perspective. 
 
4. Formez et sensibilisation des employés 

Sur la voie de la protection des données personnelles et confidentielles, la première étape de l'action est la sensibilisation. Ainsi, pour être réellement efficaces, les organisations doivent s'efforcer d'éduquer leurs employés et de les sensibiliser à la manière d'identifier les domaines susceptibles de faire l'objet d'une violation des données et ce, par le biais d'une formation complète.  

Il est également essentiel d'être cohérent dans les messages que vous passez, afin qu'ils fassent partie de la culture de votre organisation, et de rendre la formation attrayante. En renforçant continuellement les bons comportements, vous pouvez protéger votre personnel, de même que votre entreprise contre les menaces potentielles. 
 
5. Fournissez des conseils pratiques ​ 

Veillez toujours à fournir des directives claires, quel que soit le lieu où se trouvent vos employés. Par exemple, mettez en place une politique de bureau propre, que tout le personnel doit suivre, qu'il soit sur place ou qu'il travaille à domicile. En outre, il convient de conseiller au personnel de stocker ses documents et ses appareils en toute sécurité, lorsqu'il ne les utilise pas, et de se débarrasser de façon sûre de tout document, lorsqu'il n'en a plus besoin. 

Des orientations concrètes comme celles-ci constituent un moyen efficace de protéger les informations personnelles et confidentielles traitées par votre organisation. 
 
Contactez-nous dès aujourd'hui pour voir comment nos services peuvent protéger vos employés, vos clients et votre entreprise. 
 
1 – Source : Rapport sur le coût d'une violation de données 2021
2 – Source : Bloomberg 

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