Sécuriser votre lieu de travail avec un plan de désencombrement

Saviez-vous que désencombrer le lieu de travail est l’un des moyens les plus simples pour protéger la réputation d’une entreprise et réduire le risque d’usurpation d’identité ?  

Mettre en place un plan de désencombrement vous aidera non seulement à garder votre bureau propre et bien rangé, mais surtout à protéger vos informations confidentielles contre une fraude interne et des failles de sécurité causées par une erreur humaine.

Protégez votre lieu de travail avec quelques astuces de désencombrement toutes simples

Désencombrez vos bureaux

• Débarrassez les bureaux de tous les objets inutiles et ne gardez que ce qui est utilisé tous les jours : téléphone, ordinateur, écran et le matériel de bureau essentiel. Et n’oubliez pas d’enlever les post-its avec des données confidentielles telles que mots de passe !
• Triez tous les documents, e-mails imprimés, etc. Les papiers relatifs aux projets en cours devraient être classés dans des dossiers étiquetés posés sur le bureau. Toutes les autres informations confidentielles doivent être rangées dans un meuble verrouillable. Assurez leur évacuation sécurisée dès qu’elles deviennent inutiles.     
• Inventoriez les documents stockés dans les meubles de rangement et enlever toutes les informations dont vous n’avez plus besoin pour votre travail ou pour remplir vos obligations légales et assurez leur évacuation sécurisée.
• Dans la mesure du possible, numérisez vos documents papier. Ils seront plus faciles à retrouver. Si les politiques de sécurité le permettent, les données numérisées peuvent être accédées de l’extérieur (plus besoin d’emporter de documents papier hors du bureau).

Faites le ménage dans vos données électroniques

• Un contrôle régulier des informations électroniques est une étape importante pour sécuriser vos fichiers et vos bases de données informatiques. Pour vos e-mails, utilisez un système de classement simple, par exemple par dossiers « répondre », « en attente » et « archives ».  Supprimez les fichiers dont vous n’avez plus besoin ou sauvegardez-les dans des dossiers facilement accessibles.
• Protégez les supports numériques de stockage tels que CD, DVD ou clés USB contenant des informations sensibles ou classifiées. Gardez-les hors de vue et/ou hors de portée. Dès qu’elles deviennent obsolètes, elles devraient être détruites physiquement pour garantir que les informations ne sont plus accessibles. 

Au bureau et à l’extérieur (politique du bureau propre)

• Pour éviter les bureaux en désordre, mettez en place une Politique du bureau propre (clean desk policy). Il s’agit d’une politique d’entreprise stipulant que les salariés doivent toujours ranger leur bureau en fin de journée. Grâce à ce dispositif, le désencombrement deviendra une routine.
• Même lorsqu’ils s’absentent de leur poste de travail pour une courte pause, les salariés devraient ôter toutes les informations sensibles du bureau et verrouiller leur écran d’ordinateur. 
• Les télétravailleurs devraient cacher/couvrir les informations confidentielles lorsqu’ils travaillent à l’extérieur.  
• Les appareils mobiles ne devraient jamais être laissés sans surveillance, ni au bureau, ni dans un véhicule, et tous les appareils devraient être protégés par un mot de passe.  

Évacuation sécurisée des informations

• Les informations sur papier ne devraient jamais être jetées dans une poubelle ou une corbeille de tri ouverte. Vous avez plutôt intérêt à faire appel à un prestataire spécialisé de destruction de documents avec un processus contrôlé de bout en bout comprenant des conteneurs verrouillés et le déchiquetage pour les documents et la destruction sécurisée pour les disques durs et les supports de stockage numériques. 
• Un plan de désencombrement pour le lieu de travail devrait inclure une Politique Shred-it all pour assurer la destruction de tous les documents dont on n’a plus besoin.

En savoir plus sur les services de destruction de documents professionnels disponibles qui conviennent le mieux aux besoins spécifiques de sécurité sur votre lieu de travail.