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Comment matrîsez l'utilisation des papiers en entreprise ?

Publié  février 15, 2017  par  Jenny Green



Dès le mois de février, un amollissement des résolutions de Nouvel An commence à se fait sentir. 
De nombreuses entreprises prennent la résolution de « faire un régime » pour perdre du poids en papier : purge des documents stockés, élimination des papiers qui encombrent les bureaux, etc. Mais au fur et à mesure des tâches quotidiennes, les vieilles habitudes ont tendance à reprendre le dessus.
Selon certaines estimations, et en tenant compte des progrès technologiques, la quantité de données d’entreprise double tous les 18 mois. Et chaque salarié utilise en moyenne 10 000 feuilles de papier par an.

Si l’on prend la sécurité de l’information et les risques de failles en considération, il est d’autant plus important de mettre au point un bon plan de « gestion du poids en papier » et de s’y tenir tout au long de l’année.

Nos conseils pour réduire le poids en informations dans la durée

Triez vos documents papiers pour purger les données inutiles

Les salariés devraient trier tous les documents fichés et enlever ceux dont ils n’ont plus besoin. Tout en respectant les obligations de conservation des documents, les papiers, fichiers PDF, e-mails, fichiers en ligne, DVD et disques durs de toutes tailles devraient être évacués dès qu’ils deviennent inutiles.

Organisez vos données à travers une politique de gestion de documents

Mettez en place une politique de gestion des documents intégrale afin que chaque donnée confidentielle soit protégée et gérée de façon sécurisée, de sa création à son évacuation. Dotez les documents d’un label indiquant leur contenu, la date et le délai de conservation. 

Adoptez de nouveaux réflexes pour réduire votre consommation de papiers

Appliquez des stratégies visant à limiter la quantité de papier utilisé sur le lieu de travail. Il s’agit par exemple d’impression recto-verso, de lecture sur écran uniquement, du stockage de données dans le cloud, de plateformes collaboratives en ligne pour le partage de documents ou encore de réunions « vertes ».

Vérifiez les processus de collecte d’informations

Collectez seulement les informations nécessaires à vos activités ou celles que vous êtes tenu de conserver au titre de la législation. Adaptez continuellement les processus en fonction des évolutions de la loi et des exigences commerciales.  

Appliquez la sécurité au quotidien : politique du bureau propre

Utilisez différents outils et procédures pour intégrer les comportements sécuritaires aux activités de l’entreprise. Mettez en place une politique du bureau propre pour éviter les papiers qui traînent sur les bureaux et dans le lieu de travail. Rangez les documents dans un espace ou un meuble sécurisé fermé à clé et/ou dans un dossier protégé par un mot de passe. Mettez en œuvre une politique Shred-it all afin que tous les documents de travail soient évacués et détruits de façon sécurisée dès que vous n’en avez plus besoin. Dans le cadre d’un programme de destruction de documents, remplacez vos corbeilles à papier de recyclage par des conteneurs verrouillables dont le contenu sera vidé puis détruit de façon sécurisée.

Prévoir la destruction des documents à intervalles réguliers

Faites appel à un prestataire de destruction de documents pour planifier un service de destruction récurrent. Tous les documents, tant papier que numériques, doivent être détruits de façon sécurisée lorsque vous n’en avez plus besoin. Le déchiquetage est la méthode privilégiée ; cette méthode est aussi exigée par la loi pour de nombreux types de document. La destruction est également le meilleur moyen pour se débarrasser de documents numériques – prévoyez aussi un service récurrent de destruction des disques durs et des supports de stockage informatiques. Une politique de destruction de documents comprend des rappels pour maintenir la vigilance des salariés en matière de sécurité de l'information. En effet, le laisser-aller sécuritaire est une des principales préoccupations évoquées dans le rapport 2016 sur l’état du secteur de Shred-it.

Perdez encore plus de « poids en information » sur le lieu de travail en renforçant la protection des zones les plus vulnérables à la fraude.
 

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