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Protection des données : Comment identifier des documents confidentiels

Publié octobre 26, 2017 par Jenny Green


Les négligences et les actes de malveillance de certains salariés sont à l’origine de deux tiers (66 %) des atteintes à la sécurité d’une entreprise. L’erreur humaine est d’autant plus fréquente si les salariées ne savent pas identifier un document « confidentiel ».  

Que ce soit chez soi ou au travail, la première étape essentielle pour réduire vos risques est de former vos employés. Identifier les documents confidentiels et le type d’informations ciblées par les personnes malveillantes vous protège d’une violation de données.

Voici à quoi ressemble un document confidentiel

  • Tout document contenant des informations personnelles d'identité

Il s’agit de document permettant d’identifier une personne spécifique (par exemple,les signatures , noms, adresses, numéros de téléphone, adresses email, numéros de compte, numéros de sécurité sociale, permis de conduire, données scolaires et médicales). Dans le milieu professionnel, les informations personnelles incluent notamment, les archives, les données de clients et fournisseurs.

  • Toute information definie comme confidentielle par le légale

Des lois sur la protection des données et autres réglementations gouvernent la gestion de données au sein de la sphère professionnelle. Les organisations ont l’obligation légale de protéger les données de leurs clients et employés notamment avec un processus de manipulation des informations confidentielles. Pour les archives, un temps de conservation minimum et maximum est généralement défini . Utilisez un  calendrier de rétention, et organisez vos dossiers par date de destruction. Les consommateurs sont de plus en plus informés et exigeants concernant la collecte et la conservation de leurs données personnelles.

  • Tout document détaillent la stratégie commerciale d’une entreprise

Les entreprises doivent protéger leurs données stratégiques . Il peut s'agir de données ayant trait à la recherche et au développement, aux stratégies de vente et de marketing, aux comptes de résultat, aux secrets commerciaux, à la propriété intellectuelle, ainsi qu’aux informations fiscales.

  • Les documents précisant des données financières

Les documents financiers qui renvoient à une entreprise ou à une personne doivent être protégés. Ils comprennent, les reçus de DAB, les relevés de comptes de crédit et de débit, les restitutions de chèque, les demandes de crédit préapprouvées, les investissements, les actions et transactions immobilières. 

  • Tout document en apparence « anodin »

Certains documents sont « confidentiels » et pourtant la plupart des gens n’y prêtent pas attention. Par exemple, les tickets d'embarquement (les codes-barres contiennent des informations de contact), les étiquettes d’expédition (les étiquettes d'adresse sur les paquets comprennent des informations potentiellement confidentielles), Les courriers indésirables (des données personnelles sont souvent comprises dans la correspondance), les photos (même si les voleurs ne peuvent pas entièrement usurper une identité avec une photo, ils peuvent en créer une), les notes post-it (les gens inscrivent souvent des mots de passe sur ces notes) et les factures (elles comportent des détails comme les assurances maladie et les numéros de compte bancaire).

  • Tout document numérique confidentiel

La plupart des gens oublient que les informations confidentielles ne sont pas seulement sous forme papier mais souvent stockées sur un disque dur, les cybercriminels peuvent alors y accèder. Stocker des disques durs est dangereux, seule une destruction physique des disques durs permet une élimination définitive des données.

Comment protéger vos documents confidentiels

Pour garantir une protection optimale de vos données, les informations confidentielles qui ne sont plus utiles doivent être détruites de manière sécurisée. Travaillez-en partenariat avec une entreprise de destruction sécurisée  qui utilise des techniques de destruction sûres et adaptées. Une politique de gestion  Policy Shred-it All, vous permet de réduire le risque d’erreurs et de fraudes des employés.

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Pour savoir comment Shred-it peut protéger vos  documents confidentielsarchives et disques durs, veuillez nous contacter et recevez gratuitement une évaluation de vos risques de sécurité ainsi qu’un devis.


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