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10 conseils pour s’organiser et améliorer la productivité et la sécurité de votre lieu de travail

Publié janvier 03, 2018 par Jenny Green


Voici quelques faits que vous ignorez peut-être concernant la désorganisation de votre lieu de travail :

  • D’après des statistiques en ligne, un employé perd en moyenne 4 heures par semaine à rechercher des documents papier mal classés ou égarés.
  • Le désordre demeure l’un des plus grands défis au bureau.
  • Une étude américaine « Cost of Disorganization » (les coûts de la désorganisation) a montré que 46 % des employés de bureau avaient déjà égaré un dossier, un téléphone portable, une calculatrice, une clé USB, une mallette ou un ordinateur portable dans l’année.

Les informations confidentielles qu’on laisse derrière soi, sur papier ou sur disque dur, représentent un risque de sécurité énorme.  

Conseils d’organisation de votre espace de travail

1. Organisez et utilisez un système de classement simple

Ranger vos fournitures dans un lieu identifiable pour les rendre plus facile à trouver et à remettre en place. Utilisez un système d’indexation pour les documents numériques et papier. Ces documents doivent être correctement classés et faciles à retrouver.

2. Suivez une « to do list »

Faites une liste de choses « à faire » quotidienne (hebdomadaire, et mensuelle). L’idée est de se consacrer sur les tâches prioritaires et de les terminer. Ceci vous permettra de prioriser les informations que vous créez, conservez ou éliminez.

3. Étiquetez vos informations confidentielles

L'étiquetage facilite votre organisation et la conservation de vos informations. Etiquetez par contenu ou date de destruction pour assurer votre mise en conformité avec  les lois sur la protection des données confidentielles.

4. Classez vos dossiers et gardez votre bureau en ordre

Classer vos projets dans des dossiers permet de débarrasser votre bureau de feuilles volantes et de mettre de l’ordre sur votre disque dur. Un bureau et un écran d'ordinateur ordonnés protègent les informations contre les vols et les regards indiscrets.

Une Politique du rangement de bureau répond à ces impératifs en sensibilisant les employés aux bonnes pratiques  de protection des informations confidentielles au bureau.

5. Mettez vos informations confidentielles sous clés

Toutes les informations confidentielles doivent être mises sous clés ou protégées par un mot de passe.

6. Élimination

Nettoyez et éliminez régulièrement les fichiers inutiles. Les informations confidentielles sur papier ne devant pas être conservées doivent être détruites de manière sécurisée. Effacez le dossier « téléchargement » sur tous les disques durs et supprimez les fichiers en doubles et les applications non utilisées. Rappelez-vous que supprimer des fichiers permet de mieux organiser les éléments mais ne signifie pas une élimination définitive du disque dur. Détruisez tous les disques durs lorsque les informations numériques ne sont plus nécessaires ou lorsque les disques durs sont défectueux.  

7. Sauvegardez vos fichiers confidentiels

La sauvegarde des fichiers est capitale en cas de panne d’ordinateur ou de piratage par un logiciel d'extorsion malveillant.

8. Servez-vous des nouvelles fonctions de vos appareils

Conservez vos numéros de téléphone et autre données souvent utilisés sur votre ordinateur et/ou votre téléphone mobile. Les calendriers en ligne peuvent être utiles.

9. Soyez ordonné(e)

Rangez votre espace de travail personnel chaque jour. Prévoyez un endroit pour ranger les manteaux et gardez vos effets personnels dans un tiroir fermé à clé. Un bureau ordonné renvoi un message « organisé » aux visiteurs et employés.  

10. Passez au vert

Les lampes, bureaux et chaises peuvent être recyclés ou donnés ; ce qui n’est pas le cas du papier ou des documents numériques qui doivent être détruits. Une politique d'élimination globale Shred-it All signifie que tous les documents doivent être détruits de manière sécurisée avant d’être recyclés, ce qui doit s'appliquer à la fois aux documents numériques et papier.

Commencez à protéger votre entreprise

Pour savoir comment Shred-it peut protéger vos documents confidentielsarchives et disques durs, contactez-nous et vous recevrez gratuitement un devis et une évaluation de vos risques de sécurité.


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