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Le bureau zéro papier existe-t-il vraiment ? Non !

Publié février 12, 2018 par Jenny Green

Si la notion de bureau « paperless » fait couler beaucoup d’encre, l'entreprise "zéro papier" n'est pas pour demain, les statistiques montrent que la demande en papier reste forte.
 
Rappelons qu’un employé de bureau utilise en moyenne 10 000 feuilles de papier par an. Paperless Project à annoncé que la consommation de papier a augmenté de 400 % au cours des 40 dernières années dans le monde.
 
Voici 10 raisons pour lesquelles l’objectif du zéro papier au bureau reste difficile à atteindre, et pour chacune de ces raisons,des mesures permettant de se rapprocher du but.
 
1. Budget
Selon un acteur de l’impression Lasersresource , l’impression coûte jusqu’à 3 % du chiffre d’affaires des entreprises et constitue la troisième dépense après les salaires et le loyer. Réduisez votre budget papier au quotidien. Dans l’immédiat, vous pouvez par exemple utiliser du papier recyclé plus léger.
 
2. Conformité
La législation sur la protection des données stipule que le stockage et la destruction sécurisée de documents doivent être consignés. De plus en plus d’organismes de contrôle acceptent aujourd’hui l’enregistrement numérique de ces activités.
  
3. Supports commerciaux
Aux États-Unis, les frais d’impression des supports d’entreprises s’élèvent à plus de 120 milliards de dollars par an. Souvent ces supports  ne sont plus d’actualité au bout de quelques mois. Favorisez les versions numériques (il existe des programmes pour convertir les formulaires PDF et permettre le remplissage et la signature électroniques).
 
4. Factures
Une étude récente de la Réserve fédérale sur les systèmes de paiement aux États-Unis a révélé que 15 % des paiements par chèques sont frauduleux. Les dépôts directs et les transferts électroniques sont de bonnes alternatives de paiements.
 
5. Post-it
Qui n’a jamais noté un mot de passe sur un post-it ? La compagnie 3M, inventeur de ces petits pense-bêtes, en produit toujours 50 milliards par an. Pour plus d’efficacité, et surtout plus de sécurité, optez plutôt pour une application de prise de notes informatique, sur votre disque dur ou sur un Cloud.
 
6. Préférences et génération
Certaines personnes n’aiment pas lire des documents sur un écran, préférant la lecture sur papier. Mais cette réticence diminue, sachant que la génération z se familiarise dès le plus jeune âge aux différents écrans. Mettez en place une politique de gestion des appareils mobiles au sein de votre entreprise en mettant à disposition des appareils mobile  facilitant la lecture (tels qu’ordinateurs portables, tablettes et notebooks).
  
7. Habitudes de travail
Selon les chiffres cités sur Lasersresource.com, le salarié imprime en moyenne 34 feuilles de papier par jour – Et la moitié de ces feuilles ne sont même pas utilisées ! 65 % des documents sont jetés ou recyclés le jour même de leurs impression. Mettez en place un programme de réduction du papier pour promouvoir les habitudes de travail permettant de limiter la consommation de papier tout en faisant des économies.
 
8. Réunions
Certaines personnes distribuent des documents papiers pendant les réunions. Pourquoi ne pas faire des projection  avec un videoprojecteur ? de meme vous pouvez envoyer l’ordre du jour par e-mail. Dans le cas où vous êtes obligés de distribuer des documents papier, pensez à faire des lots : un document pour deux personnes par exemple. 
 
9. Communications
Des notes de service et des newsletters imprimées circulent toujours dans les entreprises. Passez à une communication interne numérique. Le personnel connecté consulte probablement ses e-mails tous les jours.
 
10. Archives
Pour certains services (RH, finances, juridique), l’impression et le scannage de documents font partie des processus de travail quotidiens. Selon le site clutterbgone.ca, 25 % des salariés empilent leurs documents au lieu de les ranger des classeurs. Pire, 80 % des documents classés ne sont jamais consultés. Désencombrez votre lieu de travail et mettez en place un système complet de gestion des documents comprenant la sauvegarde numérique de fichiers importants. Faites appel à un prestataire de destruction de documents fiable qui propose des services sécurisés de destruction de papier. Le papier détruit doit être recyclé.
 

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