Une Politique du Bureau Propre pour Plus de Sécurité

Tous les salariés ne sont pas convaincus de l’intérêt d’une politique du bureau propre.
Ceux dont le travail fait appel à l’imagination ou à la réflexion créatrice invoquent certaines recherches qui ont révélé qu’un excès de netteté et d’ordre a tendance à étouffer la créativité.

Le personnel responsable de la sécurité quant à lui, met en avant des chiffres qui exposent les risques liés aux fuites de données et montrent que les préjudices causés ne cessent d’augmenter. Pour eux, une politique du bureau propre peut être d’une grande utilité.

Si la sécurisation du lieu de travail doit avoir la primauté, la bonne nouvelle est qu’une politique du bureau propre peut présenter des avantages pour tous les membres d’une entreprise. 

Appelée aussi politique du bureau rangé, elle stipule que les salariés doivent débarrasser leur bureau de tout papier encombrant, notamment des papiers contenant des informations sensibles, des notes, des post-it, etc. En quittant le lieu de travail en fin de journée, ils doivent aussi mettre leur ordinateur protégé par un mot de passe en veille et ranger tous les documents et supports numériques mobiles en lieu sûr.

Pourquoi un lieu de travail sécurisé profite-t-il à tous les salariés ? 

1. Sécurité et protection de vos informations confidentielles
   Une politique du bureau propre vous permet de protéger vos informations confidentielles des regards (et des mains) indiscrets de fraudeurs internes et d’autres personnes mal intentionnées. Ainsi, vous réduisez le risque de vol, de fraude et d’une faille de sécurité. La politique s’aligne aussi sur les principes de la protection de la vie privée.
2. Rangement des bureaux pour plus de productivité
   Le rangement des bureaux est une stratégie de gestion de l’information qui augmente la productivité. Selon un article de blog sur Adeliarisk.com, le poste de travail d’un employé de bureau moyen est couvert de matériel pour 36 heures de travail à tout moment. Cette accumulation constitue une distraction et les salariés passent jusqu’à 2 heures et demie par jour à chercher des informations.
3. Le hot desking : les obligations d'un bureau propre
   Une politique du bureau propre fait partie d’un lieu de travail en constante évolution qui comprend de plus en plus d’effectifs mobiles, des frontières physiques de moins en moins bien définies et des options de travail flexible. Le bureau partagé (ou Hot desking), ce nouveau mode d’organisation du lieu de travail, repose sur une politique du bureau propre. Au lieu d’attribuer un bureau à chaque salarié, il y a un espace de travail ouvert avec des bureaux vides ou chacun peut s’installer à sa guise pour la journée. Les esprits créatifs qui préfèrent un lieu moins bien rangé peuvent opter pour des horaires flexibles et travailler à domicile.
4. Rangement des bureaux, une culture de sécurité
   Ranger son bureau à 17 heures est un élément essentiel de la politique, mais les salariés sont également encouragés à veiller à la sécurité de l’information tout au long de la journée. S’ils quittent leur bureau pour se rendre à une réunion par exemple, ils doivent mettre les documents confidentiels hors de vue. D’après le centre de formation SANS Institute, ce genre de consignes contribue à la sensibilisation des salariés à la sécurité. Et elles appuient une culture de sécurité, que toutes les entreprises devraient mettre en place. Une politique du bureau propre favorise par ailleurs une réputation d’entreprise positive. Les personnes visitant l’entreprise voient que tout est bien rangé, et ont une bonne image de son organisation et de ses activités.
5. Bureaux propres : environnement et stratégies vertes
   Une politique du bureau propre rime avec stratégies vertes. Elle encourage la numérisation des documents pour réduire la quantité de papier. Les documents numériques sont plus faciles à retrouver et ne sont pas physiquement accessibles aux fraudeurs internes et autres voleurs d’informations. La politique appuie également la mise en place d’un programme de destruction de documents avec le concours d’un prestataire professionnel garantissant une chaîne de contrôle comprenant des conteneurs verrouillés et des services de déchiquetage sécurisés sur site ou hors site.

Comment un prestataire de destruction de documents peut protéger à la fois vos informations confidentielles et l’environnement.