Conserver ou détruire ? Guide de Shred-it sur la gestion des documents confidentiels

Publié  décembre 23, 2021  par  Jenny Green

Conserver ou détruire ? Découvrez le Guide complet de Shred-it sur la gestion des documents confidentiels

C’est une situation courante dans des millions de bureaux à travers le monde : des documents obstruent les classeurs, les armoires et les bureaux. Pratiqué régulièrement, le désencombrement peut apporter une solution, mais souvent, identifier les documents à détruire ou à conserver est un défi en soi – et si quelqu’un détruisait un document important ? Ou pire encore, et s’ils ne sont pas détruits et qu’ils tombent entre de mauvaises mains ?
Aujourd’hui les voleurs de données savent que les employés sont le maillon faible de la chaine de sécurité d’une entreprise.  Il est essentiel que vos collaborateurs soient armés avec le savoir-faire et la confiance nécessaires pour gérer les documents sensibles. Les mesures pour signaler et gérer une violation de données sont tout aussi importantes en cas de défaillance du pare-feu humain.

Notre guide sur la gestion des documents confidentiels analyse les documents les plus susceptibles de manipuler au bureau et indique s’ils doivent être conservés ou détruits. Shred-it vous propose également un aperçu des dangers liés à la destruction de document en interne et les avantages de la mise en place d’une Politique Shred-it All. La suppression de cette responsabilité de vos collaborateurs réduit leurs charge de travail mais surtout limite le risque de fuite de données. C’est presque toujours la solution la plus efficace et la plus sûre.

Quels documents devriez-vous conserver ?

Les entreprises ont le devoir de protéger les données confidentielles des clients, des employés et de l’entreprise. Les types de documents qui sont généralement réglementés comprennent les dossiers financiers ainsi que les contrats commerciaux et autres documents officiels de l’entreprise : les registres comptables, les dossiers du personnel, les documents d’achat et de vente et les documents d’assurance.

Les délais de conservation varient selon les pays, le type de document et la législation. Il est toujours conseillé de vérifier la période de conservation requise document par document, en tenant compte de votre pays et des réglementations en matière de protection des données en vigueur.

Quels documents devriez-vous détruire ?
 
Compte tenu du volume de documents qui circule dans un bureau, décider lesquels détruire peut-être un défi. Voici quelques exemples courants : des documents contenant une signature, des relevés bancaires, des fiches de paie, d’anciennes cartes d’identité avec photo, des factures, des listes de clients et des CV. Mais, encore une fois, cela peut varier en fonction de l’emplacement, des réglementations en matière de protection des données et du secteur (exploré plus en détail ici).

En cas de doute sur ce qu’il faut détruire, nous vous recommandons d’établir une politique Shred-it All – où tous les documents commerciaux sont placés dans une console sécurisée et verrouillée et détruits ensuite. Ainsi, les employés n’ont plus besoin de déterminer si un document est confidentiel, ce qui peut prendre du temps et prêter à confusion. La politique Shred-it réduit les erreurs humaines.

Destruction sécurisée en interne

Une fois que vous avez décidé quels documents détruire, il est vital que cela se fasse en toute sécurité. Mais la conclusion à laquelle de nombreuses entreprises arrivent est de le faire elles-mêmes. À première vue, il ne semble pas y avoir d’inconvénients – cela semble être une solution bon marché, facile et efficace. Cependant, il ne faut souvent pas longtemps avant que les coûts imprévus, notamment l’argent, le temps et la sécurité, ne deviennent trop évidents.

En effet, par rapport au coût des services d’externalisation, une déchiqueteuse de bureau peut avoir de nombreux coûts cachés, l’entretien, la réparation et de remplacement continus des pièces. Les employés doivent également prendre du temps sur leur travail quotidien pour détruire les documents, sans oublier le risque accru de violation de données coûteuse qui découle du fait de laisser la destruction de documents à des personne non formés.

Alors, pourquoi prendre le risque ? Les services de destruction sécurisée de documents de Shred-it vous aident à protéger les informations confidentielles de votre entreprise, de vos clients et de vos employés. Un certificat de destruction vous ai remis après chaque intervention et prouve que vos données ne sont plus en danger et que votre organisation est conforme au RGPD.

Contactez-nous dès aujourd’hui pour savoir comment nos services peuvent protéger votre entreprise, vos clients et vos employés.
 


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