Comment archiver des documents en toute sécurité

Alors que les restrictions liées à la COVID-19 continuent de diminuer, de plus en plus d'entreprises retournent au bureau ou, du moins, appliquent un modèle de travail hybride entre le bureau et la maison.
 
Cependant, de nombreuses personnes ne sont pas retournées au bureau pendant toute la durée de la pandémie, ce qui signifie qu'il sera probablement nécessaire de désencombrer cette pièce.
 
L'archivage des documents, puis leur élimination efficace et sécurisée par une société de sécurité de l'information telle que Shred-it, est l'un des meilleurs moyens de protéger vos informations confidentielles et sensibles, de réduire le risque de violations de données et de vous aider à rester conforme.
 
La question est la suivante : quelles sont les différentes manières d'archiver des documents?

Types d'archivage de documents

Tout d'abord, vous devez connaître les différentes façons d'archiver des documents, à savoir le stockage traditionnel, le stockage numérique et la numérisation à la demande. Vous trouverez ci-dessous un aperçu de chacune de ces méthodes.

Stockage traditionnel

Le stockage traditionnel consiste à archiver le papier en le classant dans une armoire sur site. C'est une bonne approche pour les petites entreprises qui n'ont que peu de documents à archiver.

Le stockage sur site s'accompagne de certaines mesures à suivre, comme s'assurer que vous disposez d’un équipement approprié et sécurisé. Il peut s'agir d'un coffre-fort à l'épreuve du feu ou d'un classeur verrouillable.
 
L'organisation est également essentielle avec cette méthode, car une sécurité supplémentaire est nécessaire pour protéger vos documents. Le fait de savoir quels documents sont archivés et à quel endroit vous permettra de résoudre ce problème potentiel.
 
Si le stockage sur site n'est pas une option pour votre entreprise, vous pouvez alors payer pour bénéficier d’une installation de stockage sécurisée hors site. Les grandes entreprises opteront souvent pour un stockage hors site, afin d'y conserver les documents non critiques à leur activité.
 
Il y a toutefois quelques facteurs à prendre en compte lors de l'archivage de documents dans une installation de stockage hors site. Il s'agit notamment de la proximité de l'installation par rapport à votre lieu de travail, de la rapidité avec laquelle vous pouvez accéder aux documents archivés et de la sécurité de l'installation : vous ne voulez pas que vos documents tombent entre de mauvaises mains.

Stockage numérique

Le stockage numérique consiste à archiver les documents sous forme numérique. Cette solution est fantastique pour économiser de l'espace, car elle limite le besoin de stockage de dossiers papier. L'archivage des documents en ligne permet également aux entreprises de travailler à distance et de gagner de l'espace dans leurs bureaux.
 
Le passage au numérique ne convient toutefois pas à tout le monde. Le chargement de tous les documents en ligne peut sembler intimidant. Sans un réseau ou un service cloud sécurisé, vos documents archivés peuvent devenir la cible de cyberattaques susceptibles d'affecter vos résultats et votre réputation.

En investissant dans un service cloud fiable et dans des disques durs de qualité supérieure, vous vous assurez que l'archivage de vos documents est sûr et sécurisé.

Numérisation à la demande

La numérisation à la demande combine les deux méthodes en archivant des documents hors site, puis en les numérisant et en vous les renvoyant. Il peut s'agir du meilleur des deux mondes, ainsi que d'une excellente option pour les grandes entreprises qui ont besoin de plus de stockage et d'un accès occasionnel à leurs documents.
 
Cette option peut être plus onéreuse car vous payez des services supplémentaires, notamment le stockage hors site des fichiers papier et le stockage numérique.

Destruction sécurisée des informations

Après avoir archivé les documents conformément aux directives du RGPD et aux périodes de conservation, il est temps de passer en revue les documents qui peuvent nécessiter une destruction sécurisée.
 
Le papier représente 26 % des déchets mis en décharge. Nous proposons plusieurs moyens de détruire en toute sécurité vos documents et vos disques durs, sur site ou hors site, de manière plus écologique que de les jeter ou de les conserver dans vos archives (ce qui prend également de la place).¹

Déchiquetage ponctuel de papier

Le stockage des dossiers papier peut occuper un espace vital lorsqu'il s'agit de l'archivage des documents, mais notre service de déchiquetage ponctuel de papier vous aidera à désencombrer tous les documents non essentiels, afin que vous n'ayez à archiver que les papiers et documents que vous devez conserver ou qui sont pertinents pour votre entreprise et vos clients.

Déchiquetage régulier et programmé de papier

Notre service de déchiquetage ponctuel de papier peut convenir à de nombreuses sociétés, mais les grandes entreprises ont souvent besoin d'un service plus régulier. C'est là que notre service de déchiquetage régulier et programmé de papier peut s'avérer rentable, tout en vous aidant à conserver vos informations confidentielles en sécurité.

Destruction de Disques Durs

L'archivage de documents à l'aide de solutions de stockage de fichiers papier n'est peut-être pas une utilisation efficace de l'espace de stockage pour une grande entreprise. L'utilisation d'un service cloud ou de disques durs est donc la meilleure option. Les disques durs n'ont toutefois pas une capacité de stockage infinie, et vous ne voulez pas que vos informations confidentielles tombent entre de mauvaises mains. Les Services de Destruction de Disques Durs de Shred-it sont spécialement conçus pour détruire vos disques durs, afin que les données ne puissent jamais être récupérées ou reconstituées.

Éléments à ne pas oublier lors de l'Archivage de Documents

Voici quelques points importants à retenir lors de l'élaboration de votre stratégie d'archivage de documents:

• Organiser : Veillez à créer des catégories pour les différents types de documents, afin de pouvoir les retrouver et y accéder facilement.
• RGPD : Assurez-vous de respecter les directives du RGPD et les périodes de conservation.
• Sécurité : Investissez dans une sécurité de haute qualité, qu'il s'agisse de stockage traditionnel ou numérique pour l'archivage de vos documents.

Pour plus d'informations, veuillez nous contacter dès aujourd'hui afin de découvrir comment nos services peuvent protéger votre entreprise, vos clients et vos employés.

1 Source: The World Counts. 2022. https://www.theworldcounts.com/stories/paper-waste-facts